Nyheder
Feedback
Kom igang
Login
InstitutionsPersonaleAdministrationsSystem

Vagtplanlægning

Side-om-side & træk-og-slip.
- Giver let og hurtigt overblik.

Vagtskema

Hvor, hvornår og med hvem ?
- Overblik. Også fra bussen.

Vagtbytte

Fastansatte kan bytte vagter.
Helt enkelt og dokumenteret.

Fravær og overtid

Straks-registrér begge dele.
- Slip for bøvlet time-tælleri.

Ferie

Involverér medarbejderne
i planlægning af ferieåret.

Timeoptælling

Vikarer og fastansatte kan selv
beregne fravær, overtid og løn!

Vikarer

Få bedre styr på hvem du
kan disponere over i dag.

Dagens Tekst

Afdelingens / teamets fokus.
Fødselsdage, udfordringer..?

Debatforum

Et enkelt system samler de
faglige og sociale debatter.
Ovenstående er både tænkt som "reklame" men også som Manualen..
Et samlet overblik over hele systemet, som supplerer den lokale hjælp.

Vagtplanlægning

En institution består af et antal afdelinger, som hver består af et antal teams.
Hvert team har sin egen vagtplan, opdelt i perioder hver på X-antal hele uger.
Perioderne “ruller” ikke bevidstløst - Planlæggeren opretter aktivt nye perioder, og vælger i dén forbindelse om / hvilken tidligere periode, som skal kopieres.
Så kan den nye periode ændres: Længde, åbningstid og vagterne selvfølgelig.

Ferie, orlov, sygdom osv. hører ikke hjemme i selve vagtplanen.
- den slags oprettes sideløbende, hvorved ændringer til planen bliver sjældnere : )

Under planlægningen vises alle afdelingens teams side-om-side, dag-for-dag. Dette, kombineret med medarbejdernes kategori-farver, giver dig et fantastisk og umiddelbart overblik over bemandingen på tværs af alle afdelingens teams.

Den enkelte vagt optræder som en widget, der både viser åbningstid, mødetid og samlet arbejdstid, foruden hvem selvfølgelig. Når widget'en “trækkes i ørerne” ændres hhv. start- eller sluttid. Samtidig gør “ørerne” det let, at spotte "huller" først/sidst på dagen. Vagter kan også trækkes i helhed (bevarer samlet arbejdstid).
- Vagter kan sågar trækkes fra ét team til et andet (hvis det giver mening hos jer..).

Medarbejderne “plukkes” fra den samlede stab af fastansatte og vikarer. Plukkeren kan dog justeres til (og huske), kun at vise visse afdelinger, teams og kategorier. Plukkerens liste af matchende medarbejdere viser straks, om personen er ledig, eller i modsat fald: Hvor personen er planlagt til, at være den aktuelle dag.

Nederst i hver periode findes en knap, som viser de relevante medarbejderes samlede timetal for hele perioden + difference i forhold til (individuel) normTid.
NB: Ikke at forveksle med den realiserede arbejdstid (se: Timeoptælling)

Du får altså hjælp af kraftfulde værktøjer, som dog ikke forsøger at “tage magten”.
- Du kan f.eks. sagtens dobbelt-booke, hvis det giver mening i planlægningsfasen..

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Planlægning
Plukker
(test-data!)
Optælling

Vagtskema

Arbejdstider KAN vises direkte (før man logger ind) → ipas.dk/institutionsNavn.
- fordi det er rart, at kunne orientere sig i en fart, uden at skulle bøvle med login. Og det åbne skema virker både på mobilen-i-bussen og en stor velkomst-skærm.

Denne åbenhed - synlig for "alle og enhver" på internettet - KAN dog fravælges.
- Det bør man nok gøre, eksempelvis, for vagtpersonalet i et statsfængsel...
Men for børnehaver vil forældre være glade for at se, hvem der passer ungerne.

Til en start vises alle medarbejdere i alle afdelinger og teams på den aktuelle dato. - Men det er let, at stille skarpt på en særlig afdeling, et team og/eller dag/periode.

Efter login ser personalet planen på samme måde, men nu med ekstra information: Ændrede vagter pga. sygdom, ferie, vagtbytte osv. viser både før- og efter-ændring plus evt. begrundelser for ændringerne. På den åbne version ses fravær slet ikke.

Afhængigt af ens rolle har man nu direkte adgang til diverse funktioner:
- Administre kan åbne systemOpsætningen (planen) samt tælle timer for alle.
- Administre og Dukse kan ændre vagter (sygdom, fravær..) og booke vikarer.
- Fastansatte og vikarer kan tælle egne timer (ændringer summeres automatisk)
- Vikarer kan desuden opdatere deres egen "disponibilitet" (se Vikarer).
Alle er velkomne i Debat Forum og kan læse (og bidrage til) Dagens Tekst.

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Åben
Ændring
Ændret
Tæl timer

Vagtbytte

Fastansatte kan selv bytte vagter indbyrdes - de skal bare være enige om det.

Har du en vagt, du gerne vil slippe for, har du 3 muligheder:

A Du kan udpege en specifik anden vagt, du gerne vil bytte med - og spørge.

B Du kan spørge en specifik kollega, og lade hende foreslå en bytte-vagt,
    som du så, derefter kan vælge, at acceptére eller afvise..

C Du kan spørge alle (evt. begrænset til en afdeling eller et team)
    og så vælge og vrage imellem de tilbud, der (forhåbentlig) indløber..

Systemet holder styr på det hele: i Bytteriet™ - nedest til venstre.

I virkeligheden forhandles vagt-bytter selvfølgelig oftest mundtligt → metode A.
- når man blevet enige om et byt, går begge parter bare ind og gennemfører det.

Med iPas har man bare yderligere muligheder - hjemmefra og i god tid forinden.
F.eks. hvis man ikke lige kan finde nogen, at bytte med i sine sædvanlige cirkler..
God stil er, ofte at checke, om der er nogen bytte-trængende, man kan hjælpe : )

PS: Et aftalt byt gennemføres, som sagt, så snart begge parter er enige om det.
Men der kan være situationer, hvor ledelsen finder et byt uhensigtsmæssigt..
- i så fald, kan Administrator skride ind, og annullere byttet (bytte tilbaws igen).

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Bytteforretning

Fravær og overtid

Når der sker ændringer i arbejdstiden (i forhold til planen) oprettes en Ændring: Basalt set er der 3 slags: Kommer slet ikke || Kommer før/senere || Går før/senere. Helt ind til benet: Enhver Ændring medfører enten fravær, overtid eller begge dele!

I opsætningen definerer du hvilke typer overtid og fravær en Ændring KAN skyldes. Det betyder, at man, når uheldet er ude, blot skal vælge de(n) rette type(r). - Når Regnskabets Time oprinder, ER alle data klar, og kan tælles helt udramatisk.

Foruden typen, der primært bruges i regnskabet, kan man tilføje en egentlig årsag. Altså HVORFOR personen kommer for sent, slet ikke, eller går tidligere dén dag. - Årsager (ligesom bemærkninger ifbm. ferie og vikariat) er synlige for kollegerne..

Ændringer kan, som udgangspunkt, kun (op)rettes af Administrator, men særligt betroede medarbejdere kan tildeles rollen Duks og dermed også få lov (pligt) til, at registrere Ændringer og, for at erstatte udeblevne medarbejdere: Booke vikarer. NB: Man kan altid se på en Ændring, hvornår og af hvem den blev (op)rettet.

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Opret ændring
Mulige typer
Optælling
(test-data)

Ferie

Det kan være svært, at dele sol og vind lige, når alle vil holde sommerferien i juli..

Men det KAN gøres lidt lettere, hvis folk selv, på forhånd, kan se udfordringen. Altså hvornår kollegerne helst vil feriere - det giver folk mulighed for, at “sno sig” og "handle" indbyrdes, inden du, som Salomon, tager over og skærer igennem..
På ferieplanen ser man både de allerede godkendte ferier, men også ferieønsker!
- Visualiserer hvilke uger der er størst pres på - og man derfor bør prøve, at undgå.

Vi er sociale dyr - Vi tilstræber størst mulig lykke for flest muligt.

Salomon bliver næppe arbejdsløs, men teorien tillader 100% Fryd & Gammen : )

Samtidig er det jo rart, at vide præcis hvor meget ferie man endnu har til gode..
Dette kan let beregnes, ved at summere de planlagte timer for hver ferieramt dag.
- Resultatet (afholdt + planlagt + ønsket) vises pr. Ferieår.

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Ferieoverblik
grøn=godkendt
Ursulas
ferieønsker
På ferie

Timeoptælling

Når man er logget ind, kan man tælle sine timer - og fravær, for enhver periode.
Vikarerne kan selv, løbende, følge med i, hvor mange lønkroner de har udsigt til.
Og de fastansatte kan selv se, om der er skideballer / afspadsering i horisonten.

Optællingen viser simpelthen alle personens vagter i perioden, inkl. ændringer,
ferier og vikariater; summerer diverse typer, og præsenterer resultatet nederst.
- Altsammen uden at involvere Ledelsen : )

Slut med gætværk, huskelapper, tunge mapper og skænderier om glemte aftaler..
- Ser noget “underligt ud” er det let, at rulle op og checke beregningsgrundlaget.

Det er naturligvis kun personen selv, som kan udtrække disse tal (automatiseret).
- Ja, og så Administrator, selvfølgelig: Når der skal udmåles løn (og skideballer).

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

(Test-data!)

Vikarer

Vikarer er ofte studerende med mange jern i ilden = Svære at holde rede på..
- Hvornår er de optaget af studier og eksamener, og hvornår er de disponible ?

Dette problem løser vi ved, at vikarerne selv opdaterer deres disponibilitet.
Disponibiliteten kan specificeres på to måder, eller en kombination af disse:

NormalUgen
Simpelthen hvilket tidsrum de er disponible, for hver af ugens 7 dage.
- Denne uge ruller så, uge efter uge.. indtil de går ind og ændrer den.

Undtagelser (i forhold til NormalUgen)
Findes i 4 varianter:
- Kan-dage og Kanikke-dage.
- Kan-perioder og Kanikke-perioder
Samlet, en super-fleksibel og letsforståelig måde, at angive sin disponibilitet på.

Vikarernes disponibilitet kan, selvfølgelig, også opdateres af Administratorerne.
Foruden disponibiliteten, kan du udstyre vikarerne med kategorier (skill-tags):
- Altså mærker som angiver, at de kan (eller er særligt gode til) forskellige jobs.

Når du skal booke en vikar, “plukker” du én baseret på ovenstående kategorier:
Listen af matchende vikarer vil så vise disses disponibilitet på dagen (+ tidsrum).
- hvis vikaren allerede er booket på dagen, vises tid og sted for dette også.
Foruden selvfølgelig: Portræt, navn, telefon, email og kategorier.
Plus vores (fritekst) bemærkninger om vedkommende ~ "ikke god til at læse højt"

Når du har brug for en vikar (ved sygdom) vil behovet, jo, ofte gælde flere dage.
- Derfor kan man tilføje flere/ekstra dage til en (eksisterende) “vikar-booking”.

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Disponibel
Søgning
Booking

Dagens Tekst

Tiltænkt begivenheder eller tiltag, som alle i afdelingen / teamet bør have in mente.
- Fødselsdage, håndværkerbesøg... hvadsomhelst faktisk.

Er der endnu ikke skrevet noget, vises en udfor afdelingens / teamets navn.
ER der skrevet noget, illustreres det med - klik på ikonet og læs / kommentér.

Dagens Tekst er en "automagisk" version af systemets generelle Debatforum:
Samme funktioner, men DT er usynlige i Forum, da de er tiltænkt mere lokal info.
- Dog kan Forum-søgningen (også) søge/finde indhold i Dagens Tekst'er : )

NB: Dagens Tekst'er vises ikke på den åbne/offentlige version af Vagtskemaet.

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Der er nyt
Dagens Tekst

Debatforum

Enkel men effektiv meningsudveksling - Også efter de andre er gået i seng..
Åbner i sit eget vindue, som (også) kan tilpasses enhver skærmstørrelse.

Administrator styrer strukturen: Seperate rum samler relaterede debatter.
- Fagligt, Mødereferater, Festudvalg, Samkørsel, Diverse, Blandet, Andet, Rest.

Debatterne (trådene) i de enkelte “rum” vises altid nyeste-først - beregnet efter seneste bidrag til tråden. Og seneste bidrags dato for hele rummet vises udfor rummets navn = det er let at holde sig ajour, uden at bladre sig halvt fordærvet..

Man kan redigere egne indlæg, sålænge der endnu ikke er kommet nye (svar).
- Indenfor de første 10 minutter, kan man sågar slette sit indlæg helt.
Senere kan man ikke slette, men stadig redigere, dog vil der nu blive påhæftet:
"---- Redigeret (tidspunkt) af Navn Navnesen" nederst i indholdet.

Som Administrator kan du slette hele dabat-tråde  - Bare væk med al kritik ; )
Eller du kan nøjes med, at moderere indholdet i enkelte indlæg. Så påhæftes:
"---- Modereret (tidspunkt) af Navn Navnesen" nederst i indholdet.

Der er ingen grænse (udover hardwarens) for hvor lang en debattråd kan blive.
- men det enkelte bidrag skal holdes indenfor 60Kb (ca. 25 roman-sider!).

Fritekst søgningen anvender +/ og ★ som joker (det kan Google ikke engang).
Den bor i sit eget overlay, og kan huske søgeresultater, så du ikke skal gentage.
Søger du (også) efter DagensTekst'er, åbnes hits af denne type i vinduet bag
debatvinduet, så teksten ses på baggrund af den pågældende dag ('s vagtplan).

Skærmbilleder - Åbner i et nyt vindue, som du bare kan lukke, når du er færdig:

Nyt vindue
Moderér
Redigér
Søgning

Nyheder

20. juni 2016 Planen: Kvikkere åbning.
- Aktiverer nu kun aktuelle afdelings "træk-og-slip funktioner".
20. december 2015 DebatForum: Fritekstsøgning med +, og som joker.
- Både i alle de generelle debatter,
og (flueben+) i Dagens Tekster.
10. december 2015 DebatForum: Nu kan I skændes civiliceret (uden Likes).
- Opret først et par foRUM → zOp. 26. november 2015 Hverdag: “Dagens Tekst” for afddelingen og/eller teamet.
- Snigpremiere på det store generelle Forum. 19. november 2015 Planen: Erstat én medarbejder med en anden, hurtigere:
- Nu alle forekomster (fra-til dato) i ét hug. 16. november 2015 Vikar: Tilføj flere dage og tider til samme vikarbooking.
- Vises separat i oversigt, men redigeres samlet. 12. november 2015 Planen: Træk og slip nu folk mellem dage og teams.

Feedback

Ris, ros, spørgsmål eller idéer til et bedre ipas.dk
 
Husk kontakt-info hvis du vil have svar på noget..

Kom i gang

Udfyld Email og Password, så oprettes en ny
organisation (instiutution). Tom bortset fra dig.
Som Admministrator kan du åbne zOp og
oprette afdelinger, teams, folk og planlægge : )

- God fornøjelse!

Email
Password

Login

Email
Password Send et nyt password til min Email